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Guide des Journées de numérisation Annexe A Avant l'événement Liste de contrôle des Journées de numérisation o Est-ce que chacun des membres du personnel qui donne un coup de main connaît ses rôles et responsabilités? o Avez-vous des exemplaires supplémentaires de tous les formulaires sous la main? o Avez-vous assez d'espace, de chaises, et de postes de travail installés pour l'événement? o La salle est-elle aménagée de façon accueillante, sans cérémonie? o Tout le matériel fonctionne-t-il correctement? o Y a-t-il suffisamment de rafraîchissements (jus, eau, thé et café et des collations) offerts? o Avez-vous des cartes de commentaires et une boîte prévue à cette fin clairement marquée? o Avez-vous souhaité la bienvenue à chaque participant? Si vous avez fait de la publicité dans l'ensemble de la communauté, demandez à chaque participant comment ils ont entendu parler de l'événement et ce qui les a décidés à venir. o Qui sont certains des participants les plus enthousiastes? Pourriez-vous leur demander de contribuer à faire connaître vos activités ou d'être bénévoles à l'avenir? o Quelles sont les périodes les occupées? Y a-t-il des heures creuses? Votre événement a-t-il commencé trop tôt ou s'est-il terminé trop tard pour certains participants? Estce que les participants ont dû attendre longtemps pour faire numériser leurs articles? o Les participants se mêlent-ils bien les uns aux autres et partagent-ils volontiers l'information avec le personnel? o Quelles sont les questions les plus couramment posées par les participants? Prenez-les en note. o Entrez en contact avec ceux qui ont donné un coup de main ou que vous avez rencontrés à l'événement et remerciez-les de leur participation. Mentionnez que vous avez hâte de collaborer de nouveau avec eux. o Réfléchissez et notez ce que vous pourriez faire différemment si vous organisez un autre événement semblable. Notez tous les commentaires faits de vive voix ou par écrit par les participants. Consignez des détails comme la manière dont la plupart des participants ont entendu parler de l'événement et quels étaient les moments de la journée les plus occupés. Laissez une Pendant l'événement Après l'événement 12