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Guide des Journées de numérisation trois lettres qui représente le nom de l'institution. Faire suivre l'acronyme institutionnel de l'identification de l'article, une numérotation unique qui désigne l'article. Par exemple, en numérisant un certain nombre d'articles avec un participant, entrez une identification d'article différent pour chaque article. Les noms de fichiers ne doivent pas dépasser 31 caractères, y compris l'extension du fichier. Par exemple, un nom utile pour le premier fichier numérique créé par Our Ontario, donné par Julie Dupont, serait OO-JD-001.tif. Selon cette méthode, le deuxième fichier numérique d'un article donné par Jeanne Tremblay serait OO-JD-002.tif, puis OO-JD-003.tif, etc. · · · Se référer à notre page des Ressources de numérisation d'Ontario pour de plus amples informations. 3.4 Formulaire de don, Demande d'autorisation et Formulaire de métadonnées Si un particulier ou une entreprise souhaite faire don à votre collection d'un article physique, vous aurez besoin d'un formulaire de don. Cependant, propriété physique n'est pas synonyme de propriété intellectuelle. Il faut obtenir la permission signée du propriétaire du droit d'auteur pour être autorisé à publier et à diffuser en ligne la copie numérisée de l'article soumis. Pour cette raison, inclure une Autorisation d'utilisation de matériel protégé par le droit d'auteur avec le Formulaire de don de sorte que tous les deux puissent être réunis. Si le propriétaire de l'article physique n'est pas le propriétaire du droit d'auteur, il faut communiquer avec ce dernier et retourner une Autorisation d'utilisation de matériel protégé par le droit d'auteur dûment signée. Ce formulaire vous autorise à créer, publier et distribuer l'article numérisé sans exiger du propriétaire du droit d'auteur qu'il renonce à ses droits. Si vous ne téléchargez pas immédiatement de métadonnées en ligne lors de la numérisation, il est également nécessaire d'avoir un Formulaire de métadonnées à remplir pendant votre activité des Journées de numérisation. Vous trouverez à l'Annexe B les définitions de métadonnées, à l'Annexe C, un modèle de métadonnées, et à l'Annexe D, d'autres modèles de formulaires. 3.5 Espace physique et atmosphère Réfléchissez à l'espace dont vous aurez besoin pour l'événement. Combien de postes de travail installerez-vous? De combien d'espace de surface de bureau aurez-vous besoin? Si vous menez des entrevues pour la conservation de traditions orales, vous aurez besoin d'un endroit tranquille et de matériel d'enregistrement audio. 8